2017年11月21日 星期二

2017 11 22 左永安顧問 EMBA ICAP TTQS IPAS 有的企業喜歡開會,有的企業最怕開會, 不能「解決問題、促進合作、創造機會、達成績效」的會,都不算好會; 至於不愛開會的企業,如果缺乏有效的管道,更會出現溝通障礙。


2017-11-22 00:01經濟日報 劉順杰
有的企業喜歡開會,有的企業最怕開會,
不能「解決問題、促進合作、創造機會、達成績效」的會,都不算好會;
至於不愛開會的企業,如果缺乏有效的管道,更會出現溝通障礙。

某次晉平公在酒宴中,喝得太high,高興地向大臣們說:
「當國君最快樂,不管講什麼話,都沒人敢違背。」
坐在平公身邊的樂官師曠一聽,覺得老闆講話口無遮攔,
舉起琴撞向平公,平公連忙躲過,結果把牆壁(可能是屏風)撞壞。

平公認為師曠看不見,本來要撞別人,結果誤撞自己,於是詢問師曠,
師曠故意表示聽到小人亂講話,才舉琴撞人,平公連忙聲明,
剛剛說話的是我。師曠嘆氣:「您剛剛不該亂說話。」
左右想把壞掉的牆壁修復,平公不答應,留下來警惕自己以後不要亂說話。
失敗者因為自我檢討而成功,成功者容易感覺良好而失敗,
開會檢討政策失誤,更能彰顯領導者光明正大的胸襟風範。
春秋時代,越國兵敗差點滅國,在越王九年正月,西元前488年,
勾踐召集內部五大臣密商,要求五大臣對「失敗者」不吝指教。
大夫扶同向越王提議應忍辱負重、不動聲色,
再趁吳國和他國結怨時出兵雪恥;范蠡建議要多觀察,
不要讓吳國察覺越國有復國心意;
皓進指出吳王驕傲自大,國內大臣生活奢侈,且樹立外敵,
越國將會擊敗吳國;苦成和句如提出勸勉納賢的意見;
五大臣的共識都是忍耐和等待,越王聽完再度自省,
知道時機還不成熟,會議決策是要大家各盡職守。

由此可見,領導者如要「聖躬獨斷」,直接宣達聖旨就好,
根本不需要勞師動眾開會,傾聽部屬意見,至少有三大好處:
其一、了解與會人員認知程度、專業程度和用心程度;
其二、了解經營績效和問題點,找出改善機會;
其三、透過團隊運作,強化決策完整性和防止疏漏。
想開個好會,可掌握四個原則:
一、明確的清楚會議標的和準備:
      不論與會人員來自內部或外部,
      依各類事務重要性,
都要做好準備,方能對會議有貢獻。
二、消除枝節和掌握開會時機:
各類枝節必須在會前已經被處理和修正,可以避免議題失焦和冗長;
未到關鍵時刻,不要頻頻過問造成干擾。
三、引導啟發和消弭暗流:
開會時各說各話,代表本位主義,雞同鴨講更表示認知不足,
靜默不說話,則大多是因為憤怒、畏懼,或是說了沒用。
有些主管喜歡把開會當作個人秀,都必須針對原因以善巧加以排除。
四、會議結束最重回饋溝通:
會後必須充分掌控進度,注意執行者有無偏離或需要支援,
無論對上或對下,以及跨部門間,不要等到下一次會議才告知或被告知,
錯失了改正良機。
心急的領導者,最擔心部屬聽不懂做不好,常常在議程中直接下指導棋,
與會人員也習慣聽命行事,失掉「會」和「議」的意義。
此時應該學習越王,
一方面自我警惕檢討,
一方面以澄澈不動的心胸和見識,
包容不同意見,做出最客觀有利群體的決定。